Datenschutzerklärung von smarte KMU

Stand Februar 2024

Einleitung

Smarte KMU ist in der Beratung für kleinere Unternehmen tätig. Im Rahmen unserer Tätigkeit können wir personenbezogene Daten von unseren Kunden, deren Mitarbeiter, Lieferanten und Dienstleister, erhalten und verarbeiten. Unter personenbezogenen Daten werden Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person verstanden. Unsere Datenschutzerklärung bezieht sich einzig auf solche Daten. Das Schweizer Datenschutzgesetz schreibt vor, dass in einer Datenschutzerklärung alle Formen der Bearbeitung von personenbezogenen Daten in einer einfachen und gut verständlichen Sprache beschrieben wird. Wir legen grossen Wert auf eine gute Verständlichkeit unserer Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenerhebung und -bearbeitung ist smarte KMU Marcel Hotz, Dielsdorferstrasse 18, 8107 Buchs ZH. Anfragen zum Datenschutz können per Email (info@smartekmu.ch) eingereicht werden. Wir behalten uns vor, Auskünfte über personenbezogene Daten nur unter Vorweisung eines gültigen Identitätsnachweises zu erteilen.

2. Wie wir personenbezogene Daten bearbeiten

Als Bearbeiten von Personendaten gilt das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Daten verstanden. Wir bearbeiten in diesem Sinne Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartner erhalten (zum Beispiel: wer ist beim Kunden wofür verantwortlich, wer ist Ihr Ansprechpartner beim IT-Dienstleister usw.).

Für die Akquisition von Neukunden beschaffen wir auch Informationen über Websites, Handelsregistereinträge oder öffentlichen Adressregister.

3. Welche Daten wir erfassen

Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeiten beschaffen wir typischerweise folgenden Personendaten:

Ihren Namen, Vornamen und Ihr Geschlecht
Ihre Emailadresse und geschäftliche Direktwahl (Telefonnummer)
Bei wem Sie arbeiten
Angaben über Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten sowie Ihre Funktion im Unternehmen
Falls Sie Teilzeit arbeiten, an welchen Tagen sie geschäftlich erreichbar sind
An welchen von uns durchgeführten Schulungen Sie teilgenommen haben
An welchen Sitzungen Sie teilgenommen haben (Sitzungsprotokoll)

Wenn Sie unsere Website (www.smartekmu.ch) besuchen, werden für das korrekte Funktionieren der Website technisch notwendige Daten gesammelt. Dies sind Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt und die Dauer Ihres Besuches, welche Seiten Sie aufgerufen haben, sowie den Standort, das Betriebssystem und noch einige weitere Daten. Wir sind jedoch nicht in der Lage, diese Daten einer bestimmten Person zuzuordnen. Bei der Verwendung des Kontaktformular speichern wir die Angaben, die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben. Wir verzichten bewusst auf ein manuelles oder automatisiertes Profiling Ihrer Daten.

4. Warum wir diese Daten erfassen

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern zur Ausübung unserer Beratungstätigkeit (z.B. Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen, Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister, Webmaster oder anderen Lieferanten). Zudem bearbeiten wir personenbezogene Daten auch für die Neukundengewinnung oder für die Information von Kunden über Trends und Entwicklungen in unserem Fachgebieten.

5. An wem geben wir die Daten weiter

Wir sind sehr zurückhaltend bei der Datenweitergabe an Dritte. In den meisten Fällen geben wir Daten im Rahmen von Projektarbeiten weiter um Projektbeteiligte zusammen zu vernetzen und den direkten Austausch zu ermöglichen. Im Zweifelsfall holen wir Ihre Zustimmung zur Weitergabe Ihrer Daten an Drittpersonen. Bei einem Besuch auf unserer Website oder bei Emailkommunikation geben wir sinngemäss nicht Daten weiter, sondern diese werden direkt vom entsprechenden Provider gesammelt. Datenweitergaben sind auch zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren möglich, sowie zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.

6. Wo werden Daten gespeichert

Wir speichern personenbezogene Daten, die wir für die Kundenakquise oder zur Abwicklung eines Auftrages erheben, ausschliesslich in der Schweiz. Beim Besuch unserer Website können nach Angaben des Betreibers (wix.com) Daten in verschiedenen Ländern gespeichert werden; USA, Irland, Südkorea, Taiwan und Israel. Beim Austausch von Emails gibt Gmail leider nicht bekannt, in welchen Ländern allenfalls Daten gespeichert werden (lediglich, dass die Länder einen Datenschutz mit EU-Konformität haben). Bitte teilen Sie uns deshalb in Emails möglichst keine personenbezogenen Daten mit.

7. Wie lange werden Daten gespeichert

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Zu diesen Zwecken zählen insbesondere auch

die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
die Abwehr allfälliger Ansprüche gegen unser Unternehmen in Beachtung der gesetzlichen Verjährungsfristen
die Wahrung unserer berechtigten Geschäftsinteressen (Beweis- und Dokumentationszwecke)

Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit technisch mit verhältnismässigem Aufwand möglich, gelöscht oder anonymisiert.

8. Wie wir die Daten schützen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch (IT- und Netzwerksicherheit, Zugangsbeschränkungen, aktuelles Wissen über Gefahren aus Internet und Email, sichere Passwörter, Datenverschlüsselung auf Datenträger und Übermittlungen, usw.)

9. Auskunftsrecht

Im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten haben Sie folgende Rechte:

Recht auf Auskunft über bei uns gespeicherte (eigene) Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Personendaten weitergegeben werden
Recht auf Berichtigung, falls Ihre Daten nicht korrekt oder nicht vollständig sind
Recht auf Einschränkung der oder Verzicht auf die Bearbeitung Ihrer Personendaten
Recht, die Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen

Soweit unsere eigenen, berechtigten Interessen im Widerspruch zu Ihrem Begehren stehen, nehmen wir eine Abwägung vor; je nach Ergebnis könnten wir uns weigern, dem Begehren nachzukommen. Dies beispielsweise im Falle uns bindender gesetzlicher Pflichten (Dokumentation, Aufbewahrung, Offenlegung), zur Geltendmachung von Ansprüchen oder zur späteren Abwehr eines Schadens.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.